Dịch vụ, Dịch vụ thuê ngoài (Managed Services & Outsourcing), Giải Pháp, Hạ tầng CNTT, Hạ tầng mạng, Hệ thống giám sát và tự động hóa, Tin công nghệ, Tin tức, Triển khai tích hợp hệ thống, Tư vấn giải pháp

PM triển khai hệ thống điện nhẹ (ELV)

  1. Góc nhìn của một PM ELV chuyên nghiệp

Trong các dự án điện nhẹ, nhiều người thường nghĩ rằng Project Manager (PM) chỉ là người theo dõi tiến độ, điều phối nhân sự và báo cáo với Chủ đầu tư. Thực tế hoàn toàn khác.

Một PM điện nhẹ giỏi không phải là người hiểu sâu nhất về kỹ thuật, cũng không phải là người thi công giỏi nhất. PM giỏi là người kiểm soát được toàn bộ vòng đời dự án từ khi nhận hồ sơ mời thầu, bóc tách khối lượng, lập BOQ, triển khai, nghiệm thu, thanh toán đến quyết toán.

Trong thực tế, hơn 70% các dự án ELV bị giảm lợi nhuận không phải vì giá bán thấp mà vì:

  • Bóc tách thiếu vật tư.
  • Thiếu nhân công.
  • Không quản lý phát sinh.
  • Chậm tiến độ.
  • Không claim được chi phí.
  • Mất kiểm soát nhà thầu phụ.

Một PM ELV chuyên nghiệp luôn nhìn dự án dưới 3 góc độ:

Góc độ kỹ thuật

  • Thiết kế có triển khai được không?
  • Khối lượng thực tế là bao nhiêu?
  • Có phát sinh kỹ thuật không?

Góc độ tài chính

  • Lãi gộp còn bao nhiêu?
  • Phát sinh ảnh hưởng thế nào?
  • Chi phí vật tư đang vượt hay thấp hơn ngân sách?

Góc độ hợp đồng

  • Hạng mục nào nằm ngoài phạm vi?
  • Hạng mục nào có thể claim?
  • Điều kiện nghiệm thu và thanh toán là gì?

PM không quản lý công việc.

PM quản lý:

  • Tiền.
  • Tiến độ.
  • Rủi ro.
  • Phạm vi công việc.

Đó mới là bản chất của quản lý dự án.

  1. Bóc tách bản vẽ ELV

Vì sao bóc tách quyết định thành bại dự án?

Sai lầm lớn nhất của các PM mới là tin hoàn toàn vào BOQ của Chủ đầu tư.

Trong thực tế:

  • BOQ thường thiếu.
  • Bản vẽ thường chưa cập nhật.
  • Khối lượng thực tế thường cao hơn thiết kế.

Một PM giỏi luôn bóc tách lại toàn bộ.

Nguyên tắc bóc tách

Bóc từ tổng thể đến chi tiết

Bước 1:

Xác định:

  • Bao nhiêu tòa.
  • Bao nhiêu tầng.
  • Bao nhiêu hầm.

Bước 2:

Xác định từng hệ thống:

  • Camera.
  • LAN.
  • Wifi.
  • Access Control.
  • Intercom.
  • BMS.

Bước 3:

Xác định vật tư chi tiết.

Ví dụ Camera:

Không chỉ đếm số lượng camera.

Phải bóc:

  • Camera.
  • Giá đỡ.
  • Hộp kỹ thuật.
  • Cáp mạng.
  • Ống luồn.
  • Máng cáp.
  • Switch PoE.
  • Patch Panel.
  • SFP.
  • ODF.
  • NVR.
  • HDD.

Kinh nghiệm thực tế

Một camera 2 triệu đồng thường kéo theo:

  • 500.000 – 1.500.000 đồng vật tư phụ.

Nếu không bóc chi tiết:

Dự án chắc chắn lỗ.

  1. Lập BOQ và BOM

Sự khác nhau giữa BOQ và BOM

BOQ (Bill of Quantity)

Là khối lượng để:

  • Báo giá.
  • Thanh toán.
  • Quyết toán.

Ví dụ:

  • Camera IP 4MP.
  • Cáp Cat6.
  • Máng cáp.

BOM (Bill of Material)

Là danh sách vật tư thực tế mua hàng.

Ví dụ:

  • Camera Dahua IPC-HDW5442.
  • HDD Seagate Skyhawk 16TB.
  • Switch Allied Telesis GS970.

Nguyên tắc lập BOM

PM không nên mua đúng số lượng tính toán.

Luôn phải dự phòng.

Ví dụ:

Cáp mạng

Khối lượng thiết kế:

15.000m

Mua:

16.000–17.000m

Đầu RJ45

Nhu cầu:

1.000 đầu

Mua:

1.200 đầu

Camera

100 camera

Mua:

102–103 camera

Để xử lý lỗi vật tư hoặc bảo hành sớm.

  1. Lập tiến độ triển khai

Sai lầm phổ biến

Nhiều PM lập tiến độ theo suy nghĩ:

“1 tháng là xong”

Đây không phải tiến độ.

Đó là mong muốn.

Cách lập tiến độ chuyên nghiệp

Tiến độ ELV cần chia theo:

Giai đoạn 1

Shop Drawing

Giai đoạn 2

Mua sắm vật tư

Giai đoạn 3

Thi công hạ tầng

  • Máng cáp.
  • Ống luồn.

Giai đoạn 4

Kéo cáp

Giai đoạn 5

Lắp thiết bị

Giai đoạn 6

Cấu hình

Giai đoạn 7

Kiểm thử

Giai đoạn 8

Nghiệm thu

Giai đoạn 9

Hoàn công

Công thức PM thực chiến

Không lập tiến độ theo ngày.

Lập theo sản lượng.

Ví dụ:

Một đội kéo được:

500m cáp/ngày.

15.000m cáp

=> cần tối thiểu 30 ngày công.

Đây là cách tính thực tế hơn rất nhiều.

  1. Quản lý vật tư công trường

Nơi thất thoát lợi nhuận lớn nhất

Không phải kỹ thuật.

Mà là vật tư.

Rất nhiều dự án mất:

  • 5%.
  • 10%.
  • Thậm chí 20%.

Do quản lý vật tư kém.

Quy trình chuẩn

Nhập kho

Có biên bản.

Có serial.

Có hình ảnh.

Xuất kho

Có phiếu xuất.

Có người nhận.

Có vị trí sử dụng.

Thu hồi

Phần dư phải thu hồi.

Ví dụ:

  • Cáp dư.
  • Camera dư.
  • Switch dư.

Kinh nghiệm thực tế

Cáp mạng thường hao hụt:

3–8%.

Nếu vượt 10%.

PM phải kiểm tra ngay.

  1. Quản lý nhà thầu phụ

Sai lầm của PM mới

Giao việc rồi chờ báo cáo.

PM chuyên nghiệp phải:

Quản lý bằng sản lượng.

Theo dõi hàng ngày

Ví dụ:

Hôm nay:

  • Kéo bao nhiêu mét cáp?
  • Lắp bao nhiêu camera?
  • Hoàn thành tầng nào?

Không chấp nhận báo cáo kiểu:

“Đang triển khai”

KPI nhà thầu phụ

Ví dụ:

Đội kéo cáp

500m/ngày

Đội lắp Camera

15–20 camera/ngày

Đội hàn quang

24–48 core/ngày

Khi có KPI:

PM sẽ biết tiến độ thực tế.

  1. Nghiệm thu với Chủ đầu tư

Nhiều PM hiểu sai nghiệm thu

Nghiệm thu không phải lúc công trình hoàn thành.

Nghiệm thu bắt đầu từ ngày đầu tiên triển khai.

Các mốc nghiệm thu

Nghiệm thu vật tư

Nghiệm thu máng cáp

Nghiệm thu kéo cáp

Nghiệm thu lắp thiết bị

Nghiệm thu cấu hình

Nghiệm thu hoàn thành

Kinh nghiệm thực tế

Không bao giờ đóng trần khi chưa nghiệm thu:

  • Máng cáp.
  • Cáp mạng.
  • Cáp quang.

Nếu không:

Sau này phát sinh tranh chấp gần như không có bằng chứng.

  1. Xử lý phát sinh và Claim chi phí

Đây là kỹ năng quyết định lợi nhuận

Rất nhiều PM biết làm kỹ thuật.

Nhưng không biết claim.

Kết quả:

Làm thêm nhưng không được thanh toán.

Nguyên tắc vàng

Không làm trước.

Claim sau.

Mà phải:

Thông báo → xác nhận → triển khai.

Quy trình chuẩn

Bước 1

Phát hiện phát sinh.

Ví dụ:

  • Thêm camera.
  • Thêm switch.
  • Thêm tuyến cáp.

Bước 2

Lập RFI hoặc đề xuất phát sinh.

Bước 3

Chủ đầu tư xác nhận.

Bước 4

Triển khai.

Bước 5

Nghiệm thu riêng.

Kinh nghiệm thực tế

Nếu triển khai trước rồi mới xin xác nhận:

Tỷ lệ được thanh toán rất thấp.

  1. Quản lý rủi ro dự án ELV

Một PM chuyên nghiệp luôn có Risk Register.

Không đợi rủi ro xảy ra mới xử lý.

Nhóm rủi ro kỹ thuật

Ví dụ:

  • Thiếu vật tư.
  • Thiếu PoE Budget.
  • Thiếu dung lượng lưu trữ.
  • Thiếu không gian Rack.

Nhóm rủi ro tiến độ

Ví dụ:

  • Chậm bàn giao mặt bằng.
  • Chậm hoàn thiện trần.
  • Chậm cấp nguồn điện.

Đây là rủi ro phổ biến nhất trong các dự án chung cư.

Nhóm rủi ro tài chính

Ví dụ:

  • Chậm thanh toán.
  • Tăng giá vật tư.
  • Biến động tỷ giá.

PM phải dự báo ngay từ đầu.

Nhóm rủi ro nhân sự

Ví dụ:

  • Thiếu kỹ thuật.
  • Nhà thầu phụ bỏ ngang.
  • Thay đổi đội thi công.

Nhóm rủi ro pháp lý

Ví dụ:

  • Thay đổi thiết kế.
  • Thay đổi tiêu chuẩn.
  • Hồ sơ nghiệm thu không đầy đủ.
  1. Bài học thực tế từ các dự án ELV

Sau hơn 15 năm triển khai các dự án điện nhẹ, bài học lớn nhất là:

Dự án ELV hiếm khi thất bại vì kỹ thuật.

Dự án thất bại vì:

  • Bóc tách sai.
  • Thiếu kiểm soát vật tư.
  • Không quản lý phát sinh.
  • Không quản lý tiến độ.
  • Không kiểm soát rủi ro.

Một PM ELV giỏi không phải là người biết cấu hình Switch hay Camera tốt nhất.

PM giỏi là người:

  • Kiểm soát được chi phí.
  • Kiểm soát được tiến độ.
  • Kiểm soát được phạm vi công việc.
  • Kiểm soát được rủi ro.

Và quan trọng nhất:

Khi dự án kết thúc, công trình đạt yêu cầu, khách hàng hài lòng và dự án vẫn còn lợi nhuận đúng kế hoạch.